KI intern einsetzen: was der AI Act dann noch verlangt

Die häufigste Selbstauskunft im Mittelstand lautet: KI läuft bei uns nur intern, für Textentwürfe und für Code. Nach dem AI Act ist das die Klasse mit den wenigsten Pflichten, das minimale Risiko. Eine Pflicht bleibt trotzdem, und sie hängt an keiner Klasse: die KI-Kompetenz nach Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689.

Minimales Risiko heißt: keine Systempflichten

Der AI Act sortiert KI-Systeme nach dem Risiko ihres Einsatzes, nicht nach der Technik dahinter. Es gibt vier Klassen: verboten, Hochrisiko, begrenztes Risiko und minimales Risiko. Rein interne Produktivitätswerkzeuge stehen in der untersten. An ihr hängen keine Systempflichten: keine Konformitätsbewertung, kein Risikomanagementsystem, keine Protokollaufbewahrung.

Eingestuft wird je System, nicht je Unternehmen. Dasselbe Sprachmodell kann in Ihrem Haus zweimal vorkommen und zweimal anders eingeordnet sein: als Textwerkzeug im Backoffice minimales Risiko, in der Vorauswahl von Bewerbungen Hochrisiko nach Anhang III. Was am zweiten Fall hängt, steht in KI im HR ist Hochrisiko.

Zwei Zeilen treffen den Anbieter. Das ist keine Entwarnung, sondern eine Beschaffungsfrage: Klären Sie vor dem Kauf, wie er sie erfüllt. Die dritte, Absatz 4, bleibt Ihre eigene. Aufgeschlüsselt sind sie in den Transparenzpflichten aus Art. 50.

Art. 4 hängt an keiner Risikoklasse

Art. 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz zu sorgen. Gemeint sind die Menschen, die mit den Systemen arbeiten oder deren Ergebnisse verwenden. Sie sollen verstehen, was das Werkzeug tut, wo seine Grenzen liegen und welche Hausregeln für Firmendaten gelten.

Die Norm nennt weder eine Stundenzahl noch ein Kursformat noch einen Turnus. Maßgeblich ist, dass die Kompetenz zur Rolle und zum Einsatzkontext passt: Wer gelegentlich Textentwürfe erzeugen lässt, braucht eine andere Einheit als die fachliche Aufsicht über ein System. Was in eine solche Schulung gehört, steht in der Schulungspflicht nach Art. 4.

Eine Vorschrift für übermorgen ist Art. 4 auch nicht. Die Verordnung gilt gestaffelt nach Art. 113, und die KI-Kompetenz steht am Anfang dieser Staffel.

Wo das interne Werkzeug die Klasse wechselt

Minimales Risiko ist kein Etikett des Unternehmens, sondern das Ergebnis einer Prüfung je System. Vier Konstellationen heben ein internes Werkzeug aus der Klasse heraus.

• Es wirkt in der Personalauswahl mit. Sobald ein System im Auswahlverfahren mitentscheidet oder vorsortiert, greift Anhang III im Bereich Beschäftigung. Als Betreiber tragen Sie dann die Pflichten des Art. 26: Einsatz nach Betriebsanleitung, benannte menschliche Aufsicht, geeignete Eingabedaten, Protokolle, Information der Beschäftigten.
• Es wertet Gefühle aus. Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist nach Art. 5 Abs. 1 Buchstabe f verboten, erlaubt allein aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Wo sie zulässig bleibt, steht sie als Hochrisiko in Anhang III Nr. 1 Buchstabe c.
• Es entscheidet über Geld. Bewertet das Werkzeug die Kreditwürdigkeit natürlicher Personen oder bildet es einen Kreditscore, greift Anhang III Nr. 5 Buchstabe b; ausgenommen ist allein die Aufdeckung von Finanzbetrug. Buchstabe c erfasst Risikobewertung und Preisbildung bei Lebens- und Krankenversicherungen.
• Sie ändern den Zweck oder setzen Ihren Namen darauf. Nach Art. 25 wird der Betreiber selbst zum Anbieter und trägt dessen Pflichten.

Abschließend ist die Liste nicht: Die Klasse folgt daraus, worüber ein System mitentscheidet.

Schatten-KI: warum die Selbstauskunft selten trägt

„Wir nutzen keine KI“ ist selten falsch gemeint und trotzdem selten haltbar. Die Lücke entsteht durch Unsichtbarkeit: privat angelegte Konten, Browser-Erweiterungen, Funktionen, die einem gekauften Programm im Update zugewachsen sind. Diese Schatten-KI steht in keinem Register und in keiner Schulung.

Dagegen hilft eine kurze interne Erhebung nach Werkzeug, Nutzer und Zweck, bevor eine Richtlinie entsteht. Erst wenn die Nutzung bekannt ist, lässt sich einstufen und schulen, was gebraucht wird.

Praxisbeispiel: 40 Beschäftigte, drei gemeldete Systeme

Ein Maschinenbauer mit 40 Beschäftigten meldet drei KI-Werkzeuge: einen Textgenerator im Vertrieb, ein Übersetzungswerkzeug in der technischen Dokumentation, einen Codeassistenten in der IT. Alle drei laufen rein intern und bleiben beim minimalen Risiko. Die Erhebung fördert ein viertes zutage: Ein Teamleiter lässt Bewerbungen zusammenfassen und nach Passung sortieren. Damit steht ein Hochrisiko-System nach Anhang III im Haus, das niemand für eines gehalten hatte.

Der Aufwand danach ist überschaubar. Alle vier Systeme kommen mit Zweck, Anbieter und zuständiger Person in ein Register. Für das vierte fordert die Personalabteilung Anleitung und Konformitätsnachweis an und benennt die menschliche Aufsicht. Die Belegschaft bekommt eine Stunde Grundlagen, die zwölf Personen an den Werkzeugen eine halbe Stunde Vertiefung.

Diese beiden Bestände hält RegelWerk zusammen. Der AI-Act-Check ist kostenlos: Sie wählen das Einsatzfeld, die App nennt Klasse und Folge. Im Tarif Compliance Autopilot für 79 € im Monat kommen KI-Register und Schulungsnachweise dazu. Das Register führt je System Name, Einsatz, Zweck, Anbieter und zuständige Person und zählt die Hochrisiko-Systeme getrennt; ein leeres Register benennt die App als fehlende Erhebung.

Die zwölf Monate sind die Rechnung der App und keine Frist des AI Act: Art. 4 nennt keinen Turnus. Und „nicht dokumentiert“ heißt nicht „nicht geschult“: Fehlt ein Eintrag, fehlt der Nachweis.

Mit NIS2 hat das alles nichts zu tun: Die Betroffenheit dort richtet sich nach Sektor und Größe (§ 28 BSIG), nicht danach, ob Sie KI einsetzen. Die Schwellen stehen im NIS2-Betroffenheits-Check.

Häufige Fragen

Wir nutzen KI nur intern: gilt der AI Act dann überhaupt?

Ja. Rein interne Produktivitätswerkzeuge fallen in die Klasse minimales Risiko und lösen keine Systempflichten aus. Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 gilt trotzdem: Sie hängt am Einsatz von KI-Systemen und nicht an der Risikoklasse.

Braucht ein internes KI-Werkzeug eine Konformitätsbewertung?

Nein, solange es in der Klasse minimales Risiko bleibt; die Konformitätsbewertung gehört zu den Hochrisiko-Systemen. Auch ein rein intern genutztes System kann allerdings Hochrisiko sein, etwa wenn es in der Personalauswahl mitwirkt: Der Bereich Beschäftigung steht in Anhang III.

Wie oft muss eine KI-Schulung wiederholt werden?

Der AI Act nennt keinen Turnus. Art. 4 verlangt ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz, passend zu Rolle und Einsatzkontext, und schreibt weder Stundenzahl noch Kursformat noch Wiederholungsabstand vor.

Müssen wir Beschäftigte informieren, dass ein Werkzeug KI nutzt?

Bei einem rein internen Werkzeug mit minimalem Risiko legt der AI Act Ihnen als Betreiber keine eigene Informationspflicht auf. Zwei Fälle ändern das: Art. 26 verlangt bei Hochrisiko-Systemen nach Anhang III die Information der Beschäftigten, Art. 50 Abs. 3 bei Emotionserkennung und biometrischer Kategorisierung die der betroffenen Personen.

Das Wichtigste in Kürze

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Einstufung ersetzt keine Prüfung im Einzelfall – wenden Sie sich dafür an fachkundige Beratung.