KI-Kompetenz nach Art. 4: Maßnahmen und Nachweise

Ein KI-Schein beantwortet noch nicht, welche Kenntnisse für eine konkrete Aufgabe gebraucht werden. Art. 4 der KI-Verordnung wurde im Juli 2026 geändert. Dieser Beitrag erklärt den geltenden Maßnahmenansatz und führt zu einem Arbeitsentwurf, mit dem Sie offene Angaben und nächste Schritte für Ihren Betrieb festhalten können.

Was Art. 4 in der geltenden Fassung verlangt

Die Verordnung (EU) 2026/1744 ersetzt Art. 4 der KI-Verordnung. Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung von KI-Kompetenz ihres Personals und anderer in ihrem Auftrag mit Betrieb und Nutzung befasster Personen zu unterstützen. Zu berücksichtigen sind technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung, Einsatzkontext sowie Personen oder Personengruppen, bei denen das System eingesetzt werden soll.

Der neue Wortlaut verlangt keine Garantie eines bestimmten individuellen Kompetenzniveaus. Die Maßnahmenpflicht bleibt bestehen. Ein bloßer Hinweis „Wir garantieren nichts“ erfüllt sie nicht. Die neue Fassung gilt seit dem 27. Juli 2026: Veröffentlichung im Amtsblatt am 24. Juli, Inkrafttreten am dritten Folgetag. Der ursprüngliche Vorschlag von November 2025 ist nicht mit dem verabschiedeten Text gleichzusetzen.

Anbieter, Betreiber und Personen im Auftrag

Beginnen Sie mit dem tatsächlichen System und der Aufgabe. Klären Sie, ob Sie Anbieter, Betreiber oder in mehreren Rollen tätig sind. Ein Unternehmensetikett allein beantwortet das nicht. Dieser Beitrag und der Maßnahmenentwurf nehmen keine verbindliche Rollen- oder Risikoeinstufung vor.

Berücksichtigen Sie nicht nur eigenes Personal. Auch externe Personen können in Ihrem Auftrag mit einem System arbeiten. Trennen Sie diese Anwender von den Personen, die durch Ergebnisse betroffen sein können, etwa Kunden, Bewerber oder Beschäftigte. Für die Planung sind beide Perspektiven nötig.

Maßnahmen an Kenntnissen und Einsatzkontext ausrichten

Art. 4 enthält keinen bestimmten Pflichtkurs, keine feste Stundenzahl und keinen gesetzlichen Jahresrhythmus. Die Kommissions-FAQ nennt auch interne Aufzeichnungen über Schulungen oder andere anleitende Maßnahmen. Ein bestimmtes Zertifikat ist danach nicht erforderlich.

Ermitteln Sie, was die jeweiligen Gruppen über das konkrete System bereits wissen. Eine fachlich erfahrene Person kann die Grenzen eines neuen Werkzeugs noch nicht kennen; ein allgemeiner KI-Kurs kann umgekehrt den konkreten Arbeitsablauf offenlassen. Nutzen Sie die vorhandenen Kenntnisse als Ausgangspunkt und benennen Sie die Lücken.

Eine erläuterte Arbeitsanleitung, eine gemeinsame Übung zur Quellenprüfung oder eine Schulung sind mögliche Formen. Das sind Beispiele, keine amtliche Mindestliste. Besondere Pflichten etwa zur menschlichen Aufsicht bei Hochrisiko-Systemen müssen zusätzlich und gesondert geprüft werden.

Tatsächliche Nutzung erfassen, ohne etwas zu unterstellen

Fragen Sie intern nach den tatsächlich verwendeten Systemen, Aufgaben und Nutzergruppen. Dabei können auch Browser-Erweiterungen, privat eingerichtete Konten oder Werkzeuge externer Dienstleister relevant werden. Eine unbekannte Nutzung ist zunächst eine offene Frage, kein Nachweis eines Regelverstoßes.

Halten Sie System, Version, Zweck und Verantwortlichkeit an einem passenden internen Ort fest. Verwenden Sie für die Vorbereitung keine vertraulichen Kundeninhalte als Testbeispiele. Der öffentliche Maßnahmenentwurf benötigt ausschließlich strukturierte Auswahlfelder und keine Namen oder Freitexte.

Beispiel: Textassistent für Kundenanschreiben

Im erfundenen Beispiel erstellt ein Team mit einem Textassistenten Entwürfe für Kundenanschreiben. Ein externer Dienstleister arbeitet ebenfalls daran. Vorwissen ist unterschiedlich; eine frühere Einführung ist dokumentiert, inzwischen haben sich Funktionen und Aufgaben geändert.

Die nächste Aufgabe ist nicht, denselben Kurs automatisch für alle zu buchen. Das Team gleicht die vorhandenen Unterlagen mit dem aktuellen Einsatz ab, berücksichtigt den Dienstleister und bespricht Folgen fehlerhafter Aussagen für Kunden. Eine gemeinsame Übung kann Quellenprüfung, unzulässige Eingaben und den vorgesehenen Freigabeweg behandeln. Ob das im konkreten Betrieb genügt, bestätigt dieses Beispiel nicht.

Im Maßnahmenentwurf zur KI-Kompetenz bleiben geänderte Rahmenbedingungen und offene Angaben sichtbar. Verantwortlichkeit, Termin und Ablage ergänzen Sie nach dem Export intern.

Durchführung, Unterlagen und Entwurf auseinanderhalten

Eine Planung ist noch keine durchgeführte Maßnahme. Dokumentieren Sie nach der Umsetzung, was wann für welche Gruppe stattgefunden hat, und ordnen Sie vorhandene Unterlagen der Aufgabe zu. Fehlen Unterlagen, bedeutet das nicht automatisch „nicht geschult“. Halten Sie belegbare Durchführung und fehlende Angaben getrennt. Unterscheiden Sie das Datum einer früheren Maßnahme von heute ergänzter Dokumentation.

Der öffentliche Entwurf bietet TXT, CSV und Druck mit Ihrer ausdrücklichen Grundlage, offenen Fragen und Quellenstand. Er erzeugt weder ein Zertifikat noch eine Bestätigung der Erfüllung von Art. 4. Änderungen im Formular entfernen veraltete Ausgaben; bereits gespeicherte Dateien müssen Sie selbst durch den neuen Stand ersetzen.

RegelWerk führt in der App Schulungseinträge mit Person, Datum und Thema sowie ein separates KI-Register. Eine automatische Zuordnung einzelner Personen zu KI-Systemen gibt es nicht. Ergänzende Anleitungen und Systembezüge gehören deshalb in Ihre interne Ablage. Die zwölf Monate der App sind ein Organisationsvorschlag, keine gesetzliche Frist aus Art. 4.

Drei Abgrenzungen für die nächste Entscheidung

Zertifikat vorhanden: Prüfen Sie trotzdem, auf welches System, welche Inhalte und welche Gruppe sich die Unterlage bezieht. Ein formaler Nachweis ersetzt den Kontext nicht.

Maßnahme schon durchgeführt: Prüfen Sie bei geänderten Aufgaben, Funktionen oder Personengruppen, ob Ergänzungen nötig sind. Frühere Maßnahmen sind dadurch nicht automatisch wertlos.

Alle Felder beantwortet: Auch dann bleibt die Ausgabe ein Arbeitsentwurf. Die tatsächliche Durchführung, Zulässigkeit des KI-Einsatzes und besondere Pflichten beurteilt das Werkzeug nicht.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag erläutert Art. 4 in der seit 27.07.2026 geltenden Fassung, geprüft am 16.10.2026. Er ersetzt keine Rechtsberatung, keine Risikoeinstufung und keine Prüfung besonderer Pflichten im Einzelfall.